مدیریت وظایف ، مدیریت زمان نیست

 مدیریت وظایف ، مدیریت زمان نیست

بارها این اتفاق افتاده است که به لیست کارهایی که باید انجام دهیم نگاه کرده ایم و از دیدن تعداد آیتم هایی که هنوز انجام نداده ایم، ناامیدانه آه کشیده ایم. راه حل از بین رفتن این ناامیدی، مدیریت وظیفه (Task Management) است. گاهی اوقات لیست کارهایی که باید انجام دهیم بسیار طاقت فرسا به نظر می رسد؛ چرا که کارهای زیادی برای تمام کردن داریم و طوری به نظر می رسد که گویا روزها در حال کوتاه تر شدن هستند و کارها بی سرانجام باقی مانده اند. گاهی اوقات فکر می کنیم هیچ وقت زمان کافی برای انجام دادن همه کارها وجود ندارد. خبر خوب این است که چندین راه برای بدست گرفتن کنترل زمان وجود دارد که همگی به مدیریت وظیفه بستگی دارند. در اینجا متوجه می شویم که چرا مدیریت وظیفه می تواند مدیریت زمان را نیز تحت تاثیر قرار دهد و انجام کارها را آسان کند.

آیا به اندازه کافی کار انجام نداده اید و کلی کار انجام نداده باقی مانده است؟ علت انجام ندادن کارها این نیست که شما در هدف نهایی «مدیریت زمان» مهارت پیدا نکرده اید. در حقیقت، ایده مدیریت زمان افسانه ای بیش نیست. اما چرا؟ چون در حقیقت شما نمی توانید زمان را «مدیریت» کنید.

مهم نیست شما چه کسی هستید یا چه کاری انجام می دهید، در هر روز برای شما 24 ساعت وجود دارد که برای تمام مردم روی کره زمین یکسان است. با این وجود بعضی از مردم علی رغم کارهای زیادی که باید انجام دهند و در همان بازه زمانی 24 ساعته بگنجانند، بیش از دیگران سودآور هستند. سوای اینکه برای غذا خوردن، خوابیدن، پیاده روی با سگ و دیگر کارها وقت دارند و آنها را در لیست کارهای روزانه قرار داده اند، به کارهای دیگر خود نیز می رسند. بنابراین موفقیت در انجام تمامی کارها به مدیریت وظیفه بستگی دارد.

دلیلی اصلی اینکه شما نمی توانید به اندازه کافی کار انجام دهید، زمان نیست؛ بلکه لیست کارهایی است که باید انجام دهید و به اهمیت مدیریت وظیفه در انجام کارهای خود پی نبرده اید. اگر دائما می بینید که در انجام آیتم هایی که در لیست وجود دارد شکست می خورید، معمولا به این معنی است که آن کارها به وظیفه های کوچک مناسب تقسیم نشده اند. به این معنی است که بجای زمان، وظیفه های شما نیازمند مدیریت هستند. به طور کلی مدیریت وظیفه در انجام کارها بسیار حائز اهمیت است. شما با مدیریت وظیفه می توانید بیشتر کارها را در زمان مناسب به پایان برسانید.

مدیریت وظیفه می تواند به معنی تقسیم بندی کارها باشد. از اینرو همیشه سعی کنید آیتم های بزرگ و ترسناک را به وظایف کوچک تقسیم کنید. تا جایی که لازم است لیست کارهایی که باید انجام دهید را جزئی کنید تا دیگر باعث ترس و وحشت شما نشود. این فرایند خود یک وظیفه است و می تواند چندین ساعت به طول انجامد؛ بنابراین بهتر است یک زمان خاص (بعد از ظهر جمعه یا آخر هفته) را برای انجام این کار (مدیریت وظیفه ها) اختصاص دهید. باور کنید، مدیریت وظیفه خیلی بیشتر از آنچه که فکر می کنید طول خواهد کشید.

دسته بندی وظایف یک از زیر شاخه های مدیریت وظیفه می باشد. انجام یک دسته از کارها به طور همزمان، همیشه سریع تر از انجام یک کار در هر بار می باشد. اگر وظیفه ای وجود دارد که می توانید دسته بندی کنید و در یک گروه خاص قرار دهید، حتما این کار را انجام دهید. دسته بندی کردن کارهای مشابه یکی از اقدامات مدیریت وظیفه می باشد.

برای مثال، اگر 3 عدد کار صفحه آرایی دارید که باید انجام دهید، نیازی نیست قبل از اینکه سراغ کار بعدی بروید یک کار را کاملا انجام دهید؛ بلکه بهتر است ببینید آیا یک عمل مشابه برای هر 3 کار وجود دارد که می توانید ابتدا انجام دهید. با این روش شما می توانید مانند یک خط تولید در کارخانه عمل کنید؛ یک عمل مشابه را انجام دهید، سپس سراغ عمل مشابه بعدی بروید و به همین طریق ادامه دهید. این شیوه برای مدیریت وظیفه شما می باشد.

معمولا انجام کارها به این علت طاقت فرسا هستند که به اندازه کافی به قطعات کوچک تقسیم نشده اند. این امر به شما بستگی دارد که یک کار تا چه حد باید تقسیم شود و چه کاری باید به بخش های بیشتری تقسیم بندی شود. با تقسیمی که انجام می دهید شاید آیتم ها کاملا مناسب شما شده باشند یا شاید هنوز کاملا طاقت فرسا و سخت باشند و نیاز به تقسیم بندی جزئی تر داشته باشند. بنابراین در فرایند مدیریت وظیفه تا جای ممکن کارهای سخت را به کارهای کوچک تر و آسان تقسیم کنید.

هر کاری که در لیست شما وجود دارد را در نظر بگیرید و تصور کنید که چطور می توانید آن را به قدم ها یا مراحل کوچک تر تقسیم کنید. با بهره گیری از مدیریت وظیفه، آن کار را دوباره کوچک کنید؛ این کار را تا زمانی ادامه دهید که امور برای شما قابل انجام شدن باشد. حتی اگر مجبور هستید، قدم اول را «بنشین و کامپیوتر را روشن کن» انتخاب کنید. شاید خجالت آور باشد، اما هر چیزی که باعث می شود شما کار را شروع کنید ارزش تلاش را دارد.

 فرایند مدیریت زمان واقعی نیست، اما به حدی شبیه به آن است که ما می توانیم متوجه شویم. به جای تلاش بیهوده، یک تایمر را تنظیم کنید تا در بازه های زمانی منظم زنگ بزند. این تایمر به شما هشدار می دهد که در چه زمانی باید برای کار دیگری اقدام کنید. به زمان تخمین زده خود و هر کاری که انجام می دهید بچسبید، به خودتان اجازه ندهید از محدوده زمانی مشخص شده تعدی کنید. اگر 20 دقیقه است، 35 دقیقه زمان نگذارید. اگر ذخیره کردن زمان را جدی نمی گیرید، پس هیچ وقت نخواهید گرفت. در این مرحله مدیریت وظیفه و زمان با یکدیگر باعث پیشبرد اهداف شما می شوند.

گاهی اوقات با وجود مدیریت وظیفه، کارهایی در لیست بایدهای خود نوشته اید که بنا به هر دلیلی هیچ وقت انجام نمی شوند. گاهی اوقات این موضوع باعث استرس می شود، چرا که آن آیتم هنوز در لیست وجود دارد و هر بار که ما به لیست نگاه می کنیم به صورت ما خیره شده است. این کار انجام نشده، خود به تنهایی می تواند انجام کارها را تبدیل به یک کار سخت و طاقت فرسای واقعی کند.

اگر کاری بیش از یک ماه است که در لیست کارهایی که باید انجام دهید وجود دارد، یا آن را به فرد دیگر محول کنید، یا آن را همین حالا انجام دهید یا اعتراف کنید که هیچ وقت انجام نمی شود و بیخیال آن شوید. هر چقدر به آیتم هایی که از لیست بایدهای شما خط نخورده اند نگاه کنید، استرس بیشتری پیدا می کنید؛ بنابراین یا آنها را خط بزنید یا هر چه سریعتر را رها کنید.

در نهایت به یاد داشته باشید که «کمال» در سودمندی یا هر چیز دیگری، یک هدف غیرممکن است. مهم نیست شما برای ارتقای سودمندی خود از چه برنامه یا سیستمی استفاده می کنید. کسی که از یک خودکار و ورق ساده استفاده می کند می تواند هزاران برابر سودمندتر از کسی باشد که به روزترین امکانات را دارد. همزمانی مدیریت وظیفه و زمان می تواند انجام کارها را برای شما آسان کند. در حقیقت سودمندی از انجام کارها نشات می گیرد، نه آماده کردن یا برنامه ریزی کردن کارها!

برای ارسال نظر نیاز است وارد سایت شوید. در صورت نداشتن حساب کاربری عضو شوید.